ADM-beleid en wettelijke bepalingen

De meeste werkgevers vinden de veiligheid van hun werknemers belangrijk en willen daar goed beleid voor maken. Maar dan wordt al snel de vraag: hoe zorg je ervoor dat het beleid echt goed is? Hoe ver mag je gaan met (preventieve) maatregelen? En hoe zit het met de privacy van de werknemers? 

Instructierecht
Werkgevers hebben een algemeen ‘instructierecht’. Dat betekent dat ze regels mogen stellen voor hun werknemers. Bijvoorbeeld over de manier waarop een ziekmelding gedaan moet worden of de plicht om herkenbare werkkleding te dragen. Er zijn echter ook regels die ingrijpender zijn dan dat. Bijvoorbeeld regels m.b.t. de werktijden. Zo’n regel kun je als werkgever alleen instellen (of wijzigen) met instemming van het personeel/de OR. Goed ADM-beleid zal in de regel elementen bevatten die ‘langs de OR’ moeten. Los daarvan is draagvlak onder het personeel sowieso van groot belang. Daarom adviseert het Expertisecentrum Werk + Alcohol en Drugs om het ADM-beleid altijd tot stand te brengen in overleg met het personeel/de OR. 

Sommige zaken zijn zo ingrijpend, dat (zelfs) de OR daarvoor geen algemene toestemming kan geven. Dan zal iedere werknemer afzonderlijk zijn instemming moeten geven. Het uitvoeren van een ADM-controle is daar een voorbeeld van. Het betreffende onderwerp kan dan het beste worden verwerkt in de arbeidsovereenkomst. 

Duidelijkheid, kenbaarheid en proportionaliteit
Beleid is ‘goed beleid’ wanneer het aan een aantal voorwaarden voldoet. De belangrijkste daarvan zijn: duidelijkheid, kenbaarheid en proportionaliteit. Los daarvan moet het beleid op correcte wijze tot stand gebracht zijn en moet het consequent toegepast worden. 

Met duidelijkheid wordt bedoeld dat een werknemer snapt wat er bedoeld wordt als hij het beleid leest. Het beleid moet zo helder geschreven zijn dat duidelijk is wat moet, wat niet mag en wat de consequenties zijn van een overtreding. Dat klinkt logisch, maar het gebeurt maar al te vaak dat beleidsstukken vol staan met onnavolgbare formuleringen of dat het inhoudelijk tegenstrijdig is.    

Met kenbaarheid wordt bedoeld dat de werknemers allemaal weten dát het beleid bestaat en waar ze het kunnen raadplegen. Daarom hebben veel werkgevers de gewoonte om werknemers, als ze in dienst komen, een hardcopy van het beleid te geven. Vaak wordt het ook op een intern netwerk geplaatst, zodat werknemers op de hoogte kunnen blijven van eventuele wijzigingen. 

Met proportionaliteit wordt bedoeld dat de regels en de maatregelen die ingevoerd worden in redelijke verhouding staan tot het doel dat ermee wordt nagestreefd. Als de werkgever een andere, minder ingrijpende manier heeft om zijn doelen te bereiken, dan moet hij die gebruiken. 

ADM-controles
Een heet hangijzer in deze context zijn de ‘ADM-controles’ die werkgevers willen uitvoeren bij hun personeel. Zo’n test raakt aan de lichamelijke integriteit van een werknemer en is om die reden erg ingrijpend. Dat betekent echter niet dat het onmogelijk is om dit soort testen op te nemen in een ADM-beleid. Als het beleid in alle opzichten ‘goed’ is en als het voldoende verankerd is, dan is het in beginsel mogelijk om beleid te maken dat voorziet in ADM-testen. De wetten en regels die specifiek gelden voor werkgevers (en werknemers) staan dat dus wel toe. 

AVG 
Er zijn echter nog andere wetten van toepassing, waaronder de privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ofwel de AVG). Die is van toepassing op ADM-controles, omdat zo’n controle neerkomt op de verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Zo’n verwerking is in de AVG verboden, tenzij daar een concrete rechtvaardigingsgrond voor aanwezig is. Daar ligt dan het probleem, want die grond is er niet. De AVG voorziet weliswaar in een aantal van die rechtvaardigingsgronden, maar die zijn geen van allen bruikbaar. De slotsom is dus dat het mogelijk is om beleid te maken dat voorziet in ADM-controles, maar dat die controles omwille van de privacy (toch) niet toegestaan zijn.  

Is ADM-beleid zinvol?
Heeft het dan, gelet op het voorgaande, wel zin om ADM-beleid te maken? Ja, natuurlijk heeft dat zin.
1. Allereerst omdat goed ADM-beleid veel meer omvat dan alleen maar ADM-controles. Anders gezegd: als je de controles eruit weglaat, dan houd je nog genoeg nuttig beleid over.
2. Ten tweede omdat de situatie kan veranderen. De rechtvaardigingsgronden in de AVG zouden namelijk wel bruikbaar kunnen zijn als er een concrete wettelijke basis zou worden gecreëerd voor ADM-controles onder werknemers. En de kans dat die wettelijke basis er komt, is reëel. Er is in de praktijk immers veel behoefte aan ADM-controles en daarom wordt er flink gelobbyd voor een wetswijziging. 

Het Expertisecentrum Werk + Alcohol en Drugs is niet rechtstreeks bij die lobby betrokken, en we kunnen natuurlijk niet in de toekomst kijken, maar we hebben wel het idee dat die wetswijziging er gaat komen. Misschien wel sneller dan iedereen denkt. Dan ontstaat waarschijnlijk een situatie waarin ADM-controles mogelijk zijn zolang voldaan is aan een aantal specifieke vereisten op het gebied van zorgvuldigheid, proportionaliteit, instemming etc. Werkgevers die al deugdelijk beleid hebben, hebben dan een voorsprong. 

En als mijn werknemer toestemming geeft? 
Een werknemer kan toestemming geven voor een ADM-controle, maar dan is nog niet voldaan aan de vereisten van de AVG. Het is inderdaad zo dat ‘toestemming’ één van de rechtvaardigingsgronden is, maar in het kader van de AVG worden verschillende eisen gesteld aan die ‘toestemming’. Eén daarvan is dat de toestemming ‘vrijelijk’ gegeven is en daar wringt de schoen. Er wordt immers algemeen vanuit gegaan dat een werknemer nooit vrijelijk toestemming kan geven. Dat is vanwege de gezagsverhouding tussen een werkgever en een werknemer. De werknemer zit in een ondergeschikte positie en is daarom – zo is de redenering – nooit echt vrij om ‘nee’ te zeggen tegen zijn werkgever. Van daadwerkelijke toestemming kan daarom geen sprake zijn. Los daarvan kan toestemming altijd weer ingetrokken worden. Het is dus sowieso geen solide basis voor beleid c.q. controles.